包头师范学院
协同办公系统管理办法（试行）
包师院办发﹝2019﹞12号
第一章 总 则
第一条 协同办公系统（以下简称OA系统）是学校的信息化综合办公平台，是智慧校园的重要组成部分，是学校推行无纸化办公、提高办事效率、提升信息化管理水平的重要载体。
第二条 学校按照“安全实用、逐步完善”的原则建设OA系统。
第三条 为保障学校OA系统顺利推广应用、安全稳定运行和科学规范管理，制定本办法。
第四条 本办法适用于学校非涉密公文及事务的办理。
第二章 系统构成与功能
第五条 OA系统分为单位空间和个人空间，由事务处理、公文管理、议题申报、会议管理、印信管理、综合业务、督查督办、外事业务八个子系统构成。
第六条 OA系统涵盖公文发布，校内公文起草、审核、签发，收文传阅，校内请示，会议日程和会议室管理，公务接待管理，党委会、院长办公会议题申请、审批和决议督办，印章管理，外事管理等功能。
第七条 学校将根据智慧校园建设的规划，逐步丰富和完善OA系统功能，优化管理工作流程，稳步实现管理流程再造。
第三章 组织结构与工作职责
第八条 党政办公室是OA系统的协同处理业务指导和服务中心，在学校网络安全和信息化领导小组和主管校领导的领导、指导下，负责制定OA系统的建设规划，完善有关规章制度，并按照规定具体组织实施系统的日常管理和维护工作。同时承担全校OA系统管理员和相关人员的培训及业务指导。
第九条 网络信息中心是OA系统的技术支持和运行保障部门，主要负责OA系统服务器软、硬件系统的日常维护和系统数据的安全备份，保障校园网络的通畅和OA系统的网络安全，协助党政办公室做好有关技术支持工作。
第十条 人事处是OA系统的人员信息和人事管理的负责部门，主要负责OA系统中各单位人员的基本信息、归属部门等信息的设置和调整，确保人员信息初始设置和日常调整的准确性、及时性，协助党政办公室做好有关人员信息保障工作。
第十一条 各学院、各部门是OA系统的用户单位，应确定1名处级领导干部为本单位OA系统工作负责人。同时，指定1名科级干部为本单位OA系统使用管理员，负责本单位协同办公的接收、传送、办理、反馈、存档和信息化培训、日常维护等工作。
第四章 信息管理
第十二条 各单位OA系统使用管理员须确保每个工作日正常登录办公自动化系统，坚持做到上班后、下班前查阅有关信息，及时将学校的电子公文、会议安排、协同业务等各类办公信息报告本单位领导处理。
第十三条 各单位在OA系统中所发布的电子公文、电子文档、协同业务等办公信息，应先交由本单位OA系统工作负责人审核同意。各单位OA系统工作负责人对本单位在OA系统中发布的办公信息的可靠性、准确性和严肃性负责。
第十四条 各单位在使用办公自动化系统过程中，应严格执行国家和学校有关规定，按照规范的操作流程使用本系统进行日常办公，以保证各种办公信息的正常流转，发送的公文须符合《党政机关公文格式》。出现使用故障或疑问的，要及时与党政办公室联系；出现网络故障的，应及时向网络信息中心报修。
第十五条 OA系统正式上线运行后，学校不再使用和接收各单位制作的纸质公文，仅以电子文件形式在OA系统中流转、发布各类校内公文。学校电子公文与原有纸质公文具有同等效力。
第十六条 协同办公电脑需按要求安装IE（或IE内核）浏览器、Microsoft word、杀毒软件及OA系统补丁、插件和驱动等，并安装方正小标宋、仿宋_GB2312、楷体 _GB2312等字体文件，以确保公文的正常、规范显示。
第五章 用户管理
第十七条 OA系统用户根据不同的工作职能，拥有不同的权限。
第十八条 OA系统登录用户名为职工工号，初始密码为123456。
第十九条 OA系统用户享有使用自己权限范围内的系统功能模块，同时有责任及时阅知系统文件信息，阅办系统办理流程中的待办文件。
第二十条 OA系统用户由人事处统一注册、修改、删除；各单位人员调动、删减，应及时更新人事系统，并联系人事处统一修改。
第六章 安全管理
第二十一条 OA系统所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及校园网络管理的有关规定。
第二十二条 学校对OA系统的安全实行单位领导责任制。各单位主要负责人对本单位OA系统信息的安全保密工作负责。
第二十三条 OA系统所有用户不得利用系统从事危害国家、集体和他人合法利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。
第二十四条 OA系统所有用户应按规定权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。OA系统用户密码应经常更改并保守秘密，以防他人非法获取密码进入系统，非法获取信息、滥发信息、恶意增删资料或干扰公文运转。因密码丢失或被盗用而引起的后果，由用户本人承担。
第二十五条 OA系统所有用户均对系统信息负有保密责任，所有用户均不得在OA系统流转涉及国家、学校工作秘密的文件和发布不宜公开的信息。
第七章 责任与处罚
第二十六条 对于不按工作流程和系统流程操作，不及时处理系统中的相关业务，影响文件和信息的接收、处理、传送，导致系统不能正常运转或工作出现疏漏的，由使用单位或个人承担相应责任。
第二十七条 对违反国家有关法律、法规，给国家、集体或他人合法权益造成损失的，应当依法承担法律责任。
第八章 附 则
第二十八条 学校将OA系统的推广使用情况纳入各单位年度考核指标体系中。
第二十九条 本办法由学校党政办公室负责解释。
第三十条 本办法自发布之日起施行。
